Toiminnantarkastajan tehtävät

Toiminnantarkastajan tehtävät pähkinänkuoressa

Toiminnantarkastajan tehtävänä on antaa yhteisön jäsenille tai osakkaille riippumaton arvio siitä, onko hallintoa ja taloutta hoidettu lain, sääntöjen ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Konkreettisesti tämä tarkoittaa:

• Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen läpikäynti
• Hallituksen pöytäkirjojen ja päätösten arvioiminen
• Kirjanpidon dokumenttien otantatarkastus
• Riippumattoman lausunnon antaminen kirjallisessa kertomuksessa
• Tarvittaessa raportoiminen havaituista virheistä tai rikkomuksista

Mihin tehtävät perustuvat?

Toiminnantarkastajan tehtävät on määritelty kahdessa eri laissa, yhteisömuodon mukaan:

• Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009), 9 luku – taloyhtiöt
• Yhdistyslaki (503/1989), 38 a § – rekisteröidyt yhdistykset

Osakeyhtiölaissa (624/2006) ei ole varsinaista toiminnantarkastusta koskevaa säännöstöä. Pieni osakeyhtiö, joka jää tilintarkastuslain raja-arvojen alapuolelle, voi luopua tilintarkastuksesta, jolloin yhtiöllä ei lain mukaan tarvitse olla tarkastajaa lainkaan. Yhtiöjärjestys tai osakassopimus voi silti edellyttää toiminnantarkastusta.

Tilintarkastuslaki ei koske toiminnantarkastajia – se on auktorisoitujen tilintarkastajien kenttä. Lue lisää eroista: toiminnantarkastaja vai tilintarkastaja.

Riippumattomuus on toiminnantarkastajan tärkein vaatimus

AOYL 9:8 §:n ja yhdistyslain 38 a §:n mukaan toiminnantarkastaja ei voi olla:

• Alaikäinen, vajaavaltainen tai henkilö, jonka toimintakelpoisuutta on rajoitettu
• Konkurssissa oleva tai liiketoimintakieltoon määrätty
• Yhteisön hallituksen jäsen, isännöitsijä, toiminnanjohtaja tai vastaavassa asemassa
• Saman konsernin toisen yhteisön johtoasemassa toimiva
• Henkilö, jonka tehtäviin kuuluu yhteisön kirjanpito, varojen hoito tai sen valvonta
• Yhteisön tai sen johdon palveluksessa oleva
• Edellä mainittujen lähisukulainen (puoliso, lapsi, vanhempi, sisarus tai näiden puoliso)

Lisäksi tarkastajan on oltava riippumaton koko tarkastuksen ajan. Jos riippumattomuus vaarantuu olennaisesti, tarkastajan on kieltäydyttävä tehtävästä tai luovuttava siitä. Tämä on uskottavan tarkastuksen edellytys.

Toiminnantarkastajan tehtävät vaihe vaiheelta

1. Valmistelu ja materiaalien vastaanotto

Tarkastus alkaa, kun yhteisön hallitus tai isännöitsijä toimittaa tarkastettavaksi tilinpäätöksen, pääkirjan, hallituksen pöytäkirjat ja muut tarvittavat dokumentit. Hyvällä tarkastajalla on selkeä tarkistuslista, joka helpottaa hallituksen työtä.

2. Tilinpäätöksen tarkastus

Tarkastaja käy läpi tilinpäätöksen muodollisuuksia: onko se laadittu kirjanpitolain mukaisesti, sisältääkö se tarvittavat tiedot ja onko se yhdenmukainen kirjanpidon kanssa. Erityisesti tarkastetaan suuret erät, lainat, vastikkeet ja toimintakertomuksen tiedot.

3. Hallituksen ja päätösten tarkastus

Käydään läpi tilikauden hallituksen pöytäkirjat. Arvioidaan, onko päätöksiä tehty oikealla kokoonpanolla, ovatko ne dokumentoitu asianmukaisesti, ja onko päätökset toteutettu yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen mukaisesti.

4. Otantatarkastus kirjanpidosta

Toiminnantarkastaja ei käy läpi jokaista tositetta, vaan ottaa otoksen. Tyypillisesti tarkastetaan suuret laskut, palkat ja muut huomattavat erät. Tämä on toiminnantarkastuksen kevyempi luonne verrattuna tilintarkastukseen.

5. Kertomuksen laadinta ja allekirjoitus

Lopputuotteena on kirjallinen toiminnantarkastuskertomus, jossa esitetään tehty työ, havainnot ja lausunto. Kertomuksen allekirjoittaa toiminnantarkastaja, ja AOYL 9:10 §:n mukaan se on luovutettava yhtiön hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä yhtiökokousta, jossa tilinpäätös esitetään vahvistettavaksi.

Mitä toiminnantarkastaja EI tee?

Toiminnantarkastaja ei ole konsultti, kirjanpitäjä eikä juristi. Hänen tehtävänsä on arvioida olemassaolevaa, ei luoda uutta. Tämä tarkoittaa:

• Toiminnantarkastaja ei laadi tilinpäätöstä
• Toiminnantarkastaja ei anna verotuksellisia neuvoja
• Toiminnantarkastaja ei tee oikeudellista neuvontaa
• Toiminnantarkastaja ei toimi hallituksen "varajäsenenä" tai konsultoi päätöksenteossa

Toiminnantarkastajan vastuu

Toiminnantarkastaja on vahingonkorvausvastuussa, jos hän aiheuttaa yhteisölle vahinkoa tahallaan tai huolimattomuudesta. Vastuu ulottuu yhteisön itsensä lisäksi myös sellaisiin osakkaisiin tai sivullisiin, joille on aiheutunut vahinkoa lain- tai sääntöjen vastaisesta menettelystä.

Vastuu on kuitenkin selvästi kapeampi kuin auktorisoidulla tilintarkastajalla. Maallikolta edellytetään kohtuullista huolellisuutta tehtävän luonteeseen nähden – ei tilintarkastusstandardien (ISA) mukaista syvyyttä. Käytännössä keskeisimmät vastuuriskit syntyvät, kun:

• Tarkastaja jättää havaituista olennaisista virheistä raportoimatta
• Lausunto on virheellinen tai harhaanjohtava
• Tarkastaja ottaa tehtävän, vaikka on esteellinen tai ei-riippumaton
• Tarkastaja luovuttaa luottamuksellisia tietoja sivullisille

Tietämättömyydestä aiheutuneet vahingot rinnastetaan vakiintuneessa käytännössä huolimattomuuteen. Tämän vuoksi tarkastajaksi ei kannata ryhtyä ilman riittävää talous- ja oikeusosaamista. Ammattilaisen käyttäminen siirtää vastuun palveluntarjoajalle.

Kuka voi toimia toiminnantarkastajana?

Toiminnantarkastajaksi voi ryhtyä kuka tahansa täysi-ikäinen henkilö, jolla on riittävä ymmärrys taloudesta ja juridiikasta. Käytännössä monet toiminnantarkastajat ovat:

• Eläkkeellä olevia kirjanpitäjiä, ekonomeja tai juristeja
• Kokeneita talousalan ammattilaisia, jotka tekevät sivutyönä
• Toiminnantarkastuspalveluita tarjoavia yrityksiä, kuten Malik Oy

Kokeile ilmaista tarkistuslistatyökaluamme

Olemme koonneet 25 keskeistä taloyhtiön toiminnantarkastuksen kohtaa yhteen interaktiiviseen tarkistuslistaan. Voit käydä kohdat läpi selaimessasi, lisätä omat muistiinpanot ja tulostaa raportin. Mitään tietoja ei lähetetä palvelimelle.

Toiminnantarkastajan tehtävät – yhteenveto

Toiminnantarkastaja on yhteisön taloudellinen "luottamushenkilö": hän tarkistaa, että rahaa on käytetty ja päätöksiä tehty asianmukaisesti. Tehtävä vaatii huolellisuutta ja riippumattomuutta, mutta ei auktorisoitua tutkintoa.

Jos tarvitset toiminnantarkastajaa taloyhtiöösi, yhdistykseesi tai pienyhtiöösi, autamme mielellämme. Katso hinnasto tai ota yhteyttä – tarjous yleensä saman päivän aikana.